Mudanzas de Archivos: Guía para la Organización y Traslado de Documentos

Las mudanzas de archivos suponen un proceso con mayor presión porque deben mantener la organización adecuada de los documentos de su empresa.

Cambiar de ubicación se necesita de una buena planificación, además de ser minuciosa, el apoyo logístico consiste en trasladar con cuidado toda la documentación superimportante de su empresa.

Por otra parte, hay personas que renuncian de una mudanza antes de comenzar. Sin embargo, en el siguiente artículo de Transportes Ourense Express sabrás qué hacer antes de empezar este divertido momento.

Desde ordenar los papeles y archivos, hasta organizar todo de tu nueva oficina, te mostraremos en pequeños pasos cómo lograr el mejor proceso de mudanza de archivos.

Mudanzas de Archivos: ¿Cómo Organizar y Trasladar tus Documentos Eficazmente?

Los sistemas de archivo sirven para mantener un orden de los documentos según los diferentes criterios.

Comúnmente, se utiliza el orden alfabético o numérico para la organización y comprensión de los mismos. También, se utilizan fechas o categorías para su clasificación, pero depende de las necesidades de cada empresa.

Por tal motivo, para un traslado seguro de archivos es fundamental tener un orden que posibilite el proceso de mudanza al nuevo establecimiento.

Por lo general, se recomienda no crear muchas categorías que luego limiten las facilidades de archivar los documentos.

¿Por qué es importante la correcta organización en una mudanza de archivos?

La organización de archivos para mudanzas permite facilitar el traslado de archivos. Por tal motivo, para un servicio de mudanzas de archivos le ayudará a que este proceso sea perfecto.

Hoy en día, la información es uno de los aspectos más valorados. Por ello, las empresas especialistas en estos servicios cuentan con experiencia comprobada en proteger y salvaguardar estos documentos y archivos, evitando su pérdida.

No obstante, para una empresa es importante mantener organizado sus archivos, puesto que de ello depende de su éxito como institución consolidada.

Preservación de la información

En la actualidad, los documentos en físico o formato en papel son especiales, puesto que se guarda la información de manera íntegra. Estos archivos no se pueden modificar o alterar según sea su importancia.

Sin embargo, hay documentos que no necesitan estar en físico y pueden estar digitalizados. De esta forma, la cantidad de papel se disminuye y el sistema de organización pueda digitalizar sus archivos y mantener algunos archivos físicos que sean más importantes.

Acceso rápido a los documentos

El acceso rápido a los documentos te favorecerá a optimizar tu tiempo y el resto del personal. Al tener un archivo disfuncional y desorganizado, se te dificultará el proceso de búsqueda si llegas a necesitar un documento urgente y perderás tu tiempo valioso encontrarlo.

Por tanto, es ideal tener inventariado y organizado tus documentos empresariales. Así, podrás consultar o solucionar problemas que se presenten.

Mantenimiento del orden y la productividad

El mantenimiento de documentos durante mudanzas es fundamental, puesto que beneficia a la productividad, si la empresa crea carpetas correctamente identificadas para saber su contenido con leer solo el etiquetado. Además, utilizar archivadores de buena calidad para ser enumerados y organizados en sus respectivas gavetas.

Preparativos antes de la mudanza de archivos

Ante cualquier tipo de mudanza, la planificación y organización es importante. Los preparativos son esenciales para evitar imprevistos, para ello, una buena opción es preparar una lista de quehaceres para seguir paso a paso, sin importar que faltan meses, esto indica que es mejor prepararte para todo y contratar servicios de reubicación de documentos.

Clasificación y depuración de los documentos

Los documentos físicos o digitales, se deterioran aceleradamente por ciertos factores. Los documentos son un bien que deben protegerse, por ello, su conservación y preservación es importante.

Sin embargo, para determinar su depuración es importante la clasificación, ya que hay documentos que deben separarse porque están vencidos. Cada empresa determinaría su método de clasificación y posterior baja definitiva.

Inventariado de archivos

El inventario de archivos permite conocer la breve descripción de los documentos que lo componen.

La importancia de inventariar tus archivos reside en conservar los más significativos y desechar los que no se usen. Además, proteger los documentos que guardes, así como asignarles una ubicación y tener a salvo para cualquier eventualidad.

Elección de materiales de embalaje adecuados

El embalaje de documentos consiste en protegerlos de agentes dañinos durante su traslado, esto previene la ocurrencia de daños y retraso en el proceso. Existe una variedad de embalajes adecuados construidos para el acondicionamiento de documentos.

Por ejemplo, las carpetas, sobre de cuatro solapas o portafolios, son esenciales para el embalaje de documentos para traslado.

¿Cómo empaquetar archivos para una mudanza?

Hay cajas diseñadas para soportar y resguardar archivos de oficina. Son sencillas de montar, esto es práctico y facilita el almacenamiento y posterior orden de archivos en la oficina.

También, las cajas de archivo se caracterizan por su rigidez, la convierten en la opción adecuada para resguardar documentos y archivos más importantes. Son fáciles de montar y tienen amplia capacidad de almacenaje.

Técnicas de empaquetado seguro

Algunos tipos de embalaje son de cartón, metal y plástico. Los sobres de cartón protegen y conservan los archivos. Las cajas de cartón son usadas para brindar mayor protección y el cartón de embalaje el ondulado es el más usado porque brinda absorción extra durante el traslado.

Igualmente, puedes usar empaque primario para identificar y proteger el producto. Además, el empaque secundario, te permite agrupar los empaques primarios y contener cierta cantidad de archivos o documentos.

Etiquetado y organización de cajas

El etiquetado facilita la organización de cajas. Para ello, utiliza etiquetas de colores para personalizar tus cajas. Es una forma de optimizar y agilizar el proceso, para ubicar cada archivo o documento y encontrarlos rápidamente.

Empaquetado de documentos delicados o especiales

Los elementos de empaquetado son imprescindibles. Cuando se trata de documentos delicados o especiales, se debe potenciar la seguridad dentro de las cajas con papel burbuja o chips biodegradables según sea el caso y añadirle la etiqueta de delicados o especiales para tener un cuidado adecuado.

El traslado de los archivos

Al tener los archivos organizados se procede al traslado. Es importante realizar el traslado seguro de archivos con una empresa profesional que garantice su seguridad.

¿Cómo garantizar la seguridad en el traslado?

El traslado seguro de archivos debe estar a cargo de un responsable y que tenga conocimiento sobre la ruta que garantice la llegada a su destino. La seguridad se relaciona con el sistema de empaquetado que la empresa haya elegido y a su vez, con la empresa que hayan escogido.

Organización del transporte

El transporte es quien garantice el traslado de los archivos. Por tal razón, es esencial su organización. Si la empresa de mudanzas no cuenta con este servicio, debes buscar una empresa de calidad que avale su experiencia en estos traslados, como lo es Transportes Ourense Express.

Verificación de la llegada de todos los documentos

Una vez lleguen todos los documentos, verifique con su personal de confianza que los archivos hayan llegado protegidos y conservados.

Desempaquetado y organización de archivos post-mudanza

Después de la mudanza llega el momento más esperado, desempaquetar presume ser un proceso más sencillo, puesto que los archivos para la mudanza ya están organizados. Gracias a que todo está etiquetado y organizado, todo será más rápido.

¿Cómo desempaquetar y organizar los archivos en el nuevo lugar?

Teniendo en cuenta que los archivos están previamente organizados. Se procederá a desempaquetar cuidadosamente con la ayuda de los profesionales de mudanza, ten en cuenta cómo fue su organización para evitar daños a su integridad.

Revisión de la integridad de los documentos

A pesar de que los documentos y archivos se empaquetaron correctamente, es preciso revisar que hayan llegado sin daños.

De tal manera, en este paso debe cerciorarse cuidadosamente sobre el estado de cada uno, esto permitirá saber si es preciso gestionar un reclamo en la empresa de mudanza.

Preguntas frecuentes sobre mudanzas de archivos

¿Por qué contratar una empresa para mudanzas de documentos?

Las empresas para mudanzas de documentos son especialistas en mudanzas y otros trabajos en gestión de archivos.

Hoy en día, la información es un aspecto apreciado, por ello, ofrecen servicios de calidad para proteger y salvaguardar sus archivos y documentos. Además, cuentan con profesionales informáticos capaces de gestionar sus documentos y brindan orden y cuidado de todo el material.

¿Qué otros servicios ofrecen una empresa para mudanzas de documentos?

Además de brindar protección de datos, traslado de archivos a excelentes precios. Su amplia gama atiende empresas públicas y privadas.

También, ofrecen almacenes de documentos para liberar espacio en su empresa y guardar documentos que no necesita en un periodo determinado.

Si lo necesitas, se encargan de destruir archivos que la empresa no necesita y que ya hayan caducado o digitalizado para su almacenamiento.